介绍几种给文件打标签的方法(转载)

老陆的话:这个世界上没有最好的给文档打标签的方法,只有最适合你的给文档打标签的方法

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以下为转载正文:


作者:嘉的意外
链接:https://www.zhihu.com/question/265401138/answer/409433476
来源:知乎
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第一种,是使用文件名记录关键词。

把关键词堆到文件名中,一目了然,不依赖专门工具。

搜索就靠系统提供的搜索组件,或者everything之类的第三方工具。

如果你采用某种更专门的工具来向文件名中添加关键词,那么也可以使用这种工具提供的搜索方案——前面@Be somebody提到的tagLyst,就是一种专门工具(官网的说法是文件名标签法),听闻国外的TagSpaces也是同样。

系统的搜索我其实不推荐,这方面我讲过多次了,最近一次是为什么用win7系统的文件搜索功能搜索“销”,搜不到文件名为“插销”的文件,搜索词改为“插销”就行?——标题是Win7,但举的例子也涉及Win10

给一张图,展示通过此类方法打标签所带来的一个明显结果——文件名长长长长长……

https://pica.zhimg.com/80/v2-d1744273c404be4bdaf0b6d44cd0b7e7_720w.jpg
图片出处:https://www.iplaysoft.com/taglyst.html——第一个#之前是原文件名,每一个#后面附带一个标签
2020-06-05更新:tagLyst新版本似乎可以不用改动文件名就能打标签了,可参考小众软件的介绍——「标签式」 文件管理神器 tagLyst 3,现在可以不改文件名,智能匹配标签了
文中介绍的“智能标签匹配”“‘屏蔽形’标签”等可在软件官方手册文件标签维护 · 语雀看到;而“‘文件引用’机制”的说明在文件基本操作 · 语雀

如果你希望用这种方法打标签,我推荐这个回答给你——文件夹里的文件 如何按序号排序,由于文件名内有班级姓名序号,总会被姓名干扰?——借助Totalcmd某个插件,可以令文件依据“某一段文件名”来排序

比如你将大量txt电子书命名为“作者-类型-书名”的形式,借助那个插件,你可以根据“作者”排序,也能根据“类型”排序,还能根据“书名”排序——这个插件并不依赖文件类型,所以,即使你的文件不是txt,或者包含了多种扩展名,也可以试试这个插件(不依赖文件类型也是这个插件的可贵之处)

缺点:文件名长度限制。有的场合不方便改动文件名。

“文件名管理法”还有一个变种,叫“快捷方式管理法”。
顾名思义,你给需要的文件、文件夹建立快捷方式,把标签添加到快捷方式的文件名中。这种方法可以规避文件名管理法的缺点;而且一个文件可以建立多个快捷方式,更灵活。

缺点:如果原文件改名、移动、删除,你需要处理受到影响的快捷方式(系统有个服务Distributed Link Tracking Client,原则上在NTFS分区移动文件不会令已有快捷方式失效)。


第二种,是利用“虚拟文件夹”。

某个文件不确定归类到某个文件夹,那么每个文件夹都放一个就好——但这样造成空间浪费,而且当文件需要更新时,所有副本都要更新,很麻烦——那么维护一套“虚拟的”文件夹就好:

  • 音乐播放器的“播放列表”就是这种思路,每个音频文件实际上存在哪个位置是没关系的,它可以出现在不同的播放列表中——但音乐播放器只能管理音频文件,对其它类型没多大作用;
  • Win7和Win10中的“库”也是这种思路,某个文件夹实际上存在哪个位置是没关系的,它可以出现在不同的库中——但只能将某文件夹加入一个“库”,而不能将某个文件加入“库”,这样子会不方便。

好在Windows上面有合适的工具。我展示一下Directory Opus的“文件收集”。

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如图示,我们可以在文件系统之外,维护一套“虚拟的”文件夹,同一个文件或文件夹可以归到不同的虚拟文件夹中。搜索的话是搜索实际文件及其位置。

其实Total Commander配合插件也能实现这种管理,但DO比之更具优势
——1、DO这边是软件自身提供的,无须用户自己安装插件;
——2、在DO中,实际存在的文件,改名之后,虚拟文件夹中的副本会同步改名,而TC中实际文件改名,副本就失效了;
——3、DO的虚拟文件夹与系统结合更加紧密,可以在资源管理器的“发送到”菜单将项目添加到具体某个虚拟文件夹中。
不过,无论是TC还是DO,如果把实际文件移动到别处,副本均会失效。
另,如果你是XYplorer使用者,那你可以试试“纸文件夹”这个功能。

缺点1:需要特定软件支持,维护的虚拟文件结构只有在对应软件中才能使用。

缺点2:当真实文件改名、移动、删除时,虚拟文件也会受到一定影响。所以,采用这种方式管理文件,或者在一定程度上放弃管理真实文件,或者同时管理两套文件系统。


第三种,是使用具备标签功能的文件管理软件。

将文件的各种描述通过管理软件提供的途径写入,只要你使用这个软件来进行文件管理操作,那么,标签信息不因你复制、移动文件,重命名文件名而改动;删除文件时附加的标签也会自动删除;搜索时也能用添加的标签来搜索。

这是Total Commander备注的一个介绍——如何给文件添加备注(类似文件夹的那种备注)?;这是Total Commander备注和XYplorer标签的比较——有不有什么电脑上tag管理文件夹的资源管理器或者插件?——除了这两种之外,当然也还有其他同类型软件。

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Totalcmd利用它的备注功能来搜索的一个例子
此处注释是7-zip自己、而不是我或者TC添加,所以安装完7-zip后就有,你们可以自己用TC搜一次7-zip的文件夹看看

缺点1:如果使用一款软件添加的标签不是添加到目标文件,那么一般来讲这些标签只有它自家能用。假如你想换软件,要考虑标签的迁移。

缺点2:有的软件将标签添加到目标文件,这同样必须考虑到兼容问题(比如,不同音乐播放器给MP3文件添加标签时会选用不同编码,而其它软件不一定可以正确识别——参考怎样编辑音乐曲目主题和艺术家?在播放器编辑好了,放车载上和电脑资源管理器看都显示???)。此外,将标签添加到文件,会改变文件的“修改时间”、MD5等等属性,有的人不希望这样。

缺点3:有的软件添加标签,是利用文件格式提供的各种接口,比如图片文件有“标记”“分级”“标题”“作者”等等的接口,用户向里面添加关键字。但大量文件根本没有这种接口。所以本类打标签的软件不足以满足一些人。

缺点4:而如果标签是添加到独立文件,而不是添加到目标文件本身,用户就需要考虑“标签是否关联文件”的问题了。前面说过,“只要你使用这个软件来进行文件管理操作,……”,但是这种关联并不完整,比如,将目标文件压缩或上传网络时,你要确定一下,文件的标签是否自动跟随(通常不会跟随)。


第四种,利用NTFS的数据流。

对文件的操作(复制、移动、重命名、编辑)不影响其备注内容,不论是使用系统自己的资源管理器,还是第三方文件管理器。它可以规避上一种方法的缺点3。

我介绍一款相关软件——File Metadata,它可以赋予很多类型的文件更多的自由度,实现“打标签”的需求。下面以txt为例。

我们知道txt是不能附加一些信息的:

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但是安装那个软件,再进行一番设置,就可以了(下图的“标题”、“主题”、“标记”等等都可以由你添加信息,给予描述):

https://pic2.zhimg.com/80/v2-2bbf17a8948bd6e32c545aab228e7aeb_720w.jpg

然后我们对系统搜索设置一下,让它搜索内容(而不仅仅搜索文件名),那么就可以利用这个多出来的“备注”来搜索文件了:

https://pic1.zhimg.com/80/v2-30bd9bf44f4ae2623d9d827c078728e4_720w.jpg

缺点1:仅限于NTFS分区。你把文件拷入优盘,那么注释信息会消失;文件上传网盘,若这个网盘不是NTFS格式,那么信息也保不住。

缺点2:虽然同样是借助NTFS特性,但不同工具有不同实现方法,多半不能互通。我试过File Metadata、Directory Opus、TC的插件wdx_NTFSDiz,以及这个小工具([VBS]File Note - 文件备注工具[限NTFS][2017-04-26更新]),某一家写入的标签,多半只有自家能利用——这一点和上一种方法遇到的挑战是同样的。


第五种,依靠独立的记录。

比如你精心维护一个Excel表格,将各个文件的特性都记录在这个表格上,若需要寻找特定标签的文件,则先在这表格里面搜索,得到准确的文件名单后再去资源管理器里面找。而当文件被改名、删除,或标签改动时,则打开这个表格,手工更新。

缺点:麻烦。


第六种,依靠笔记软件来记录。

看起来只是前一种的变形……有什么不同?

如果只是在笔记软件中写上“XXX,在XXX,‘标签1’、‘标签2’、‘标签3’……”这样,确实看不出有什么差别。

但是,假如我们以知识点为纲,写出一篇篇的笔记,而将需要的文件,作为笔记的附件组织起来,再为笔记(而不是文件)打上标签——不同点就变得很明显了:

在第一到第四种方法中,文件是中心,标签是文件的附带信息;

在第五种方法中,基于工具的选择和个人的偏好,可以是文件为中心,附带标签信息;也可以是标签为基干,文件为外延;

在第六种方法中,笔记是中心,标签和文件都是笔记的附带信息。

——这第六种方法,不再是“文件管理”的范围,而是“个人信息管理”或“个人知识管理”的范围了。

给文件或文件夹打标签是为了什么?方便检索。

方便检索是为了什么?在需要用到某些信息的时候可以高效获取并使用。

那么,假如我们可以高效地,将获取的信息转化为个人知识,并灵活运用,是不是最为理想呢?

用好笔记软件,不失为一种“将硬盘上的文件转化为脑子里的知识”的好办法。

但它也有缺点。

缺点1:接触到的信息很多,你应该有个取舍,哪些了解一下大概就好,哪些需要不断学习并结合已有知识从而将之纳入自身知识架构——如果你的文件,其中包含的信息,大部分都是前者的话,使用笔记软件算是大材小用,而且浪费精力。

缺点2:你的笔记可能不在你掌控下——一些笔记软件可以自由导出通用格式,或转换到其它流行的同类软件中,而另一些则没那么自由;一些笔记软件服务稳定,而另一些则频频改动服务方案,或寿命不长。总之,选了一个不怎么好的笔记软件,会给你糟糕的体验。

缺点3:一些知识是交叉的,你可能会在不同笔记引用同一处内容,当引用的内容需要更新时,你的笔记软件是否可以方便地同时改动,还是说要你逐一手工改动?近几年来,笔记软件出现一个叫做“双向链接”的功能,它就是来尝试解决这个问题的。

缺点4:你在维护笔记时是否可以绕开具体的文件——你是否需要将不同文件放入合适的文件夹、是否需要对文件/文件夹改名移动合并删除对比同步、是否需要快速定位文件上传或分享给别人、是否需要改变文件本身的一些属性(只读、文件时间、权限、……)——如果你需要,那么你依然离不开“文件管理”,于是你必须维护两套系统(信息系统和文件系统),并不得不在两套系统之间不断切换。比起便利,这会给你带来更多的麻烦。

1 个评论

讲得非常全,难能可贵,作者的认知与实践,优缺点讲得通透了。

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